case

Как частный детский сад вышел на ежемесячную экономию 40 часов и
35 тыс. рублей с автоматизацией платежей QR-paybot

Краткое резюме

Прямые QR‑платежи на реквизиты — минус дорогой интернет‑эквайринг, плюс удобство оплаты родителям в привычных банковских приложениях.
Автосчета с персональной детализацией и автосверка с банковской выпиской дают фактическую собираемость и контроль дебиторки в реальном времени.
Автоматическая персональная коммуникация и напоминания о платежах повышают собираемость и оздоравливают дебиторку.
Чистая выгода от внедрения на горизонте 12 месяцев составила 393 000 рублей

Участники проекта :
Александр - собственник частного детского сада.
Андрей Поспелов - руководитель проекта внедрения QR-paybot.

Исходные условия :

Масштаб: 70 воспитанников, разные тарифы и индивидуальные графики оплаты; учет разбросан между CRM, Excel-файлами и учетной системой.
Проблемы: «аврал месяца» на выставление и контроль счетов, ошибки сверок, непрозрачная дебиторка, рост комиссий эквайринга.

Цели проекта :

Освободить собственника от ручных операций, стандартизировать счета и коммуникации об оплате для родителей, дать собственнику прозрачность поступлений/задолженностей по запросу "здесь и сейчас".
Снизить транзакционные издержки за счет прямых QR‑платежей, учесть требования 152-ФЗ по обработке персональных данных.

Решение :

Персональные счета и QR: каждому родителю — стандартизированная персональная коммуникация с детализацией расчета с QR-кодом для прямого перевода по реквизитам организации. QR-код для оплаты формируется по ГОСТ Р 56042, что позволяет сканировать его любым банковским приложением.
Автосверка с банковской выпиской: поступления сопоставляются со счетами, статусы счетов обновляются, исключая ручные ошибки.
Панель в реальном времени: выставленные счета, оплаты, просрочки, дебиторка, план‑факт контроль поступлений.

Процесс внедрения :

Провели стартовый бриф, определили финансовые параметры проекта и ожидаемый экономический эффект, формализовали все функциональные требования к решению
Сделали ревизию всех источников данных (текущие ИТ-системы, файлы и др.)
Определили инструменты и шаблоны коммуникаций для всех типов оплат, а также формат назначений платежа
Подключили текущие данные, настроили статус‑модели для счетов, провели сценарное тестирование.
Подготовили руководство пользователя и провели обучение для собственника

Безопасность и соответствие требованиям регуляторов :

С самого начала работ поставлено жесткое требование - только российская инфраструктура, только отечественные сервисы для обработки персональных данных (ПДн). Как реализовали: российский облачный хостинг, российский сервис транзакционных рассылок, российский сервис компьютерного зрения и распознавания текстов.
Для интерфейса управления решением остановились на привычном Telegram, но с учетом требований 152-ФЗ исключили передачу через него клиентских ПДн. Telegram используется только для передачи управляющих команд (например, сформировать черновики, выполнить рассылку и др.) в QR-paybot и рассылке уведомлений родителям.

Результаты за 60 дней использования :

Экономия времени. Минус 40 часов в месяц на рутину у собственника за счет автосчетов и автосверки, автоматических стандартизированных коммуникаций.
Контроль дебиторки в реальном времени. Отчет по статусам счетов, автоматические превентивные напоминания о предстоящих платежах по запросу и в реальном времени.
Экономия на комиссиях. Снизили затраты на 1–2% от оборота благодаря прямым QR‑платежам на реквизиты без дорогого интернет‑эквайринга.
Повысилась собираемость. Доля просрочек в оплатах снизилась на 15-18% за счет автоматизации напоминаний и понятной детализации в счетах на оплату.
Окупаемость . Подтвердили рассчитанный перед началом работ срок окупаемость в 2,5 месяца и ежегодный эффект от автоматизации (денежный поток, который реально остаётся у собственника) в размере 393 000 рублей.